行政書士開業準備

行政書士開業に必要な備品についておしえてください【開業Q&A】

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悩む男性

事務所の備品って、何を準備したいいんだろう?
失敗したくないから、具体的に知りたいなー

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かみやま

開業準備には何かとお金がかかりますよね。
何が必要なのか、何を買ったら間違いないのか。
そんな質問を毎年いただきます。
今日は事務所の備品について解説していきます!

参考までに、私が実際に購入して使って良かったもの、使い続けているものまとめたページができました!
こちらもぜひ、参考にしてください。
ひとり行政書士かみやまAmazonページはこちら

事務所に準備したい備品を解説!

ここでは、次の質問のお答えします。

開業準備に必要な備品をおしえてください。
①電話とFAXは必要?
②プリンターは何がいい?A3の印刷は必要?
③パソコンは何がいい?Windows?Mac?
④用意すべきパソコンソフトやアプリは何?
⑤作業の効率アップに役立ったものは?

事務所に置かないといけないもの

登録する書士会には、事務所基準があると思います。
必ずチェックして、基準を満たす事務所を準備しましょう。

例えば「東京都行政書士会」では、備品について次のように基準を決めています。

(設 備)
第3条 事務所の設備は、概ね次のとおりとする。
一 事務スペース及び接客スペースがあること
二 照明及び第五号から第七号記載の機器を作動させるための電源設備及び通信回線設備
三 事務用机・椅子
四 書類等保管庫(容易に移動できないもの、鍵がかかるもの)
五 電話
六 プリンター・FAX・コピー機等
七 パソコン等
八 用紙、事務用品等収納庫又は収納棚
九 業務用図書及び図書棚

「三」からが備品になります。
こちらをもとに解説していきますね!

事務用机・椅子

事務作業をするためには、机が必要です。
多くの人が、椅子に座って作業をすると思います。
作業時間が長くなることを想定し、良い椅子を買うことをおすすめします。

私はオカムラのショールームに行って選びました。
実際に座って選ぶのもおすすめです。
>>オカムラショールーム 予約ページ

来客用の椅子も準備しましょう。
こちらは、お手頃価格で問題ないと思います。
安くてオシャレな椅子もたくさんありますので、ネットで探してみてください!

私の事務所には、来客用のソファーと椅子を置いています。
荷物置き場にもなりますし、事務所のアクセントにもなっていると思います。

書類等保管庫

鍵付き書庫は必須です。
お客様の書類等を保管するので、当然ですね。

私の事務所では、机の下に収まる鍵付き書庫を2つ置いています。
机の引き出しにも、鍵がかかるようになっています。

書類はどんどん増えるので、原本でなくても問題ないものは、PDFを保管しています。
スキャナで読み込み、シュレッダーにかけています。

私が事務所で使っているシュレッダーはこちら。
パワーがある分、音がスゴイです。
サンワダイレクト 業務用 電動シュレッダー クロスカット 120分連続使用 A4 20枚細断 ホッチキス対応 CD/DVD/カード 対応 400-PSD036

家で使っているのは、こちらのシュレッダーの前の型です。
枚数8枚だったのが、10枚にパワーアップしているようです。
こちらは音が静かで、机の下に置ける大きさです。
カードやCDも細断できます。
アイリスオーヤマ 静音シュレッダー 家庭用 業務用 細断枚数10枚 クロスカット 連続使用10分 CD/DVD/カード対応 ダストボックス17L A4/180枚収容 P10HCS ブルー

電話

固定電話かスマホのみか、迷うところだと思います。
お客様目線で選ぶと良いと思うので、業務が決まっている方は選びやすいでしょう。

例えばご高齢者の場合、スマホの番号だと出ない方も多いです。
地域により、違いもあるかもしれませんね。

私は固定電話を置き、スマホに転送設定しています。
遺言書作成がメイン業務の1つのため、ご高齢者に安心して電話をかけていただくためです。
転送された電話に出られなかった場合、スマホからかけ直すのですが、それだと出てもらえないことも多いです。

ただし、スマホを使っているご高齢者も増えています。
その場合は、スマホの番号を聞き、ショートメッセージのやり取りもできます。
固定電話の必要性は、徐々に無くなるのかもしれませんね。

プリンター・FAX・コピー機

プリンターについての質問は、毎年たくさんいただきます。
私はインクジェットプリンターしか使ったことがありません。
それで困ったこともないです。

事務所ではCanon、家ではEPSONを使っています。
どちらも、スキャナ機能付きです。
印刷は、Canonの方がキレイな印象です。

また、コロナをきっかけに、印刷する量が大幅に減りました。
講座や勉強会がzoomミーティングになり、役所の書類申請がメールや電子申請になって来たからです。

よく聞かれる質問に、A3用紙への印刷は必要ですか?というものがあります。
建物図面などがA3ですが、私の場合は、年に数回しか取り扱いません。
その場合も、A4用紙2枚に印刷、またはPDFにしています。

A3が必要な場合、コンビニ印刷もおすすめです。
今はスマホのデータを読み込み、印刷できるようですね。
もちろん、USBなどでも大丈夫です!
>>セブンイレブンのマルチコピー機

FAXは、意外と必要です。
私の場合は、公証役場(定款や公正証書遺言など)と、ちょっと都心から離れた役所(町や村)とのやり取りに必要です。

最初はプリンターのFAX機能を使っていましたが、今はイーファックスです。
メールでFAXの送受信ができるので、紙も必要ないし、どこでもやり取りが可能です。
≪eFax≫インターネットファックス

パソコン等

パソコンは、絶対に必要です!
時々、必要ですか?と聞かれる場合があり、驚きます。
おすすめを聞かれることも多いですが、まずはWindowsをおすすめします。
官公署のシステムを使う際に、Windowsの方が使いやすいと思います。
書式のダウンロードも、WindowsでWordやExcel書式を取得するとやりやすいはずです。

私が気に入って何台も持っているのがSurface(サーフェス)です。
が、これはたまに問題を起こします。
解決方法はあるのですが、急いでいる時に問題があるとストレスですよね。
(再起動すると直ることが多いです)
だけど、それを除けば使いやすいし、軽いし、カッコイイです。

Surfaceシリーズの中では、ラップトップの新しいタイプがおすすめです。
値段も他の機種よりお手頃かと思います。

また、office(Word,Excel,PowerPointなど)を付けることをおすすめします。

用紙、事務用品等収納庫又は収納棚

用紙や事務用品等は、必要なものを揃えてください。
100均で買う方も多いかもしれませんが、良いものを購入すると、長く使えますよ。

意外と出番が多いのは、朱肉と押印マットです。
これは、100均ではなく、ちょっと良いものがおすすめです。

クリアフォルダーも出番が多いです。
薄手と厚手、使い分けるといいでしょう。

テープのり、付箋、封筒、クリップ(大中小)、ホチキス、電卓も出番が多いです。
細かいものが色々必要ですね。

業務用図書及び図書棚

書籍については、最初は基本的なものだけで問題ないかもしれません。
専門業務が明確な方は、専門書も選びやすいでしょう。
ただ、開業時点では、まだ専門を決めかねる人も多いと思います。

徐々に揃えるとして、最初から加除式の専門書などはなくて大丈夫でしょう。
法令はインターネットで調べることもできますよ。
調べる際は、e-GOVなどの信用できるサイトを利用しましょう。
改正時には、サイトが改訂されているかも注意する必要があります。

業務の効率アップに役立つもの

開業前の方から、効率アップに役立つものを聞かれることも多いです。
これについては、まだ業務がないうち、または少ないうちは、あまり考えなくても大丈夫かと思います。

ただし、後々効率アップに役立つものとして、次の3つを挙げておきます。
最初から準備しておくと、仕事が忙しくなってから「使っておいて良かった!」と思うはずです。

  1. ちょっと性能の良いパソコン
  2. トラックボールマウス
  3. クラウド会計「マネーフォワード」

ちょっと性能の良いパソコン

パソコンは、仕事に欠かせないアイテムです。
業務効率を上げるためにも、ちょっと性能の良いものをおすすめします。

具体的には、次のようなスペックがおすすめです。

CPU Core i5 または Ryzen 5 以上
メモリ 8GB以上
ハードディスク 512GB以上

また、Microsoft Office(Word,Excel,PowerPointなど)も必需品です。
こちらは永続版とサブスク型がありますが、それぞれにメリットデメリットがあります。
その辺は調べて比較して選択ください。

トラックボールマウス

慣れるまでに時間がかかる、という意見も聞きますが、私はかなり気に入っています。
購入してすぐに慣れました。
ロジクール ワイヤレスマウス トラックボール 無線 MX ERGO MXTB1s Unifying Bluetooth 8ボタン 高速充電式 MXTB1s windows mac iPad OS ワイヤレス マウス ブラック

親指の位置にある丸いものがトラックボールです。
これを親指で動かしながら、カーソルをスルスル移動させることができます。

マウス自体は動かさず、トラックボールを動かすだけです。
これで作業効率はかなり良くなりました!

クラウド会計「マネーフォワード」

私たちの時間には、24時間という上限があります。
ここから睡眠時間を引いた時間が、起きている間に使える時間です。

効率化するためには、作業をいかに自動化するかにかかっています。

ところが行政書士のような士業の仕事は、自動的にはできないことだらけ。
せめて事務作業は効率化したい!というのが、多くの人の気持ちでしょう。

クラウド会計システムを利用すると、面倒な経理処理が自動化できます。
これは、本当におすすめです!

私自身も、費用もかかるし、面倒なんじゃないかと躊躇していました。
ところが、使ってみたら、ほぼ何もせずに帳簿が毎月完成している状況です。
無料の会計自動化ソフト マネーフォワード クラウド会計

銀行口座とクレジットカード情報を設定することで、データは自動的に収集されます。
こちらで行う作業は2つ。

  1. 現金でやり取りしたものを入力する
  2. 自動的に仕訳されたデータについて「登録」ボタンをクリックする
    仕訳が違う場合は訂正する
    ※一度訂正すると、翌月からは正しい仕訳が表示されます

現金決済を極力なくしたところ、ほぼ何もせずに、「登録ボタン」を押すだけで帳簿が完成します。
もちろん、このデータを使い、確定申告もできます。

1ヶ月は無料で使えますので、ぜひ試してみてください!

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かみやま

クラウド会計については、「freee」と「マネーフォワード」で悩む人もいると思います。
入力方法に少し違いがあり、簿記知識がまったくない人は「freee」、少しある人は「マネーフォワード」がおすすめです!
私は最初「freee」を使ってみて、なんかやりにくなーと感じ、一瞬クラウド会計自体を諦めましたが、マネーフォワードを使ってみたところ、すごく使いやすく、帳簿業務を自動化できました!

どちらも無料で試せるのがいいですよね!
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