行政書士にはまだまだ必要な電話とFAX
電話とかFAXなんて、今どき必要なのかなー？固定費もかかるしなー
実は行政書士業務では、まだまだ電話もFAXも必要です！今日はこの辺について解説しますね！
固定電話と携帯電話について
今すぐ問い合わせたい人が使うのが、電話です。
また、ネットを使わない世代の人にとって、まだまだ電話は連絡手段の主役です。
電話は場所や時間を問わずかかって来るので、私の場合、できるだけそれ以外の方法で連絡がもらえるよう意識していますが、それでも電話はしばらくは重要な連絡手段であり続けるでしょう。
電話がかかって来たら、どこにいても必ず受けられるように、また、出られない場合は、メッセージを残してもらえるように、工夫することが大切です。
特に高齢者の方は、１コールか２コールで出ないと切ってしまう方もいます。その上、こちらがかけた電話には出ないことも多いです。せっかくの問い合わせのチャンスを逃さないよう、注意が必要です。
事務所の固定電話と持ち歩く携帯電話やスマホを使う場合、事務所を離れた時に携帯電話やスマホに転送されるよう設定しておきましょう。
電話機によって設定方法は違うと思いますが、何コールで転送に切り替えるか、設定できると思いますので、切られないようなコール数を考えましょう。
また、留守電の設定も大切です。携帯電話に転送し、そこで出られない場合に留守電になるような設定にすると、事務所に戻らなくて済みます。
設定をする際には、一度自分で自分の事務所に電話をかけてチェックをしてみることです。
私が開業当初に失敗したのは、応答メッセージが英語になっていたことです。これでは、みんな切ってしまって当然です。
電話の転送設定がどのようにされるのか、その後、留守電にどれくらいで切り替わるのか、どんなメッセージが聞こえるのか、留守電にメッセージを残すとどうなるのか、テストしてみましょう。
固定電話は必要ですか？という質問もよくいただきます。
最近は多くの人が携帯電話を持ち歩いているため、わざわざ固定電話を持たなくても問題なく過ごせるようになりましたよね。
ただし、お客様によっては、固定電話がある方が信用できると感じるようです。
例えば、私の場合は、遺言書作成のお客様の多くはご高齢者ですが、電話による詐欺被害が増えていることもあり、知らない番号からの電話は出ない、特に携帯番号は出ないという人がとてもたくさんいます。
私の事務所には固定電話があり、事務所パンフレットなどには固定電話の番号を載せていますが、事務所にいない場合には、携帯電話に転送されるようになっています。
事務所にいなくても、電話は受けられるようになっていますが、困るのはかけ直す時です。
携帯電話に転送され、すぐに出られなかった場合、携帯電話でかけ直すことになりますが、その場合に出てもらえないことが本当にたくさんあります。
留守番電話にもつながらないため、かかってくるのを待つしかありません。
携帯電話しか持たない場合は、お客様によっては電話に出てもらえない可能性があることも考えておくといいでしょう。
特にご高齢者がお客様になる場合は、注意しましょう。
FAXについて
ファックスは、実はまだまだ健在です。
役所の連絡手段は、電話とファックスが主体なので、ファックスは準備しておいた方がいいでしょう。
高齢者の方にも、メールは送れないけどファックスなら使えるという方もいます。郵送より早いので、助かった場面も何度かありました。
ファックス送信はコンビニでもできますが、お金はもちろん、時間がかなりかかりますので、１、２枚でない限りお勧めしません。
開業すると、営業電話と一緒に、営業ファックスが入ります。ファックスが入る度に紙とインクが減り、さらにゴミが増え、悩みの種でした。
とは言え、公証役場とのやり取りがファックスしかないところもあり、ファックスを無くすわけにもいきません。
悩みを解決してくれたのは、メールを使ってファックスデータをやり取りできる、イーファックスというサービスです。電話番号をもらえるので、相手にはいつも通りファックス送信してもらうことができ、こちらはそれをメールでPDFファイルとして受け取れます。
こちらがファックス送信する時は、メールにPDFファイルを添付し送信し、相手にはファックスとして紙で届きます。
イーファックスの良い点は、どこにいてもメールで送受信できるところです。事務所を出ている時間が多い時には、本当に助かります。
FAX機で受けていた時は、不要な広告FAXも入って来て、インク代もかかるし、結構ストレスが溜まりました。
イーファックスは月額料金がかかりますが、ストレスを考えたら支払う価値があると思います。
イーファックスに興味がある方は、こちらをご覧ください。
≪eFax≫インターネットファックス <PR>
